Y ahora... la protección de datos

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Posted by Jorge Campanillas Ciaurriz
Marzo 4, 2008
La página web de la Agencia Española de Protección de Datos publica un Documento de Trabajo (1/08) sobre la protección de datos personales de los niños (directrices generales y el caso especial de los colegios) realizado por el Grupo de Trabajo del artículo 29 de la Directiva 95/46/CE.
III – En el colegio
En la siguiente sección, el dictamen ilustrará cómo los principios fundamentales recordados anteriormente pueden especificarse en relación con el contexto escolar. De hecho, la vida de un menor se desarrolla tanto en el colegio como en el seno de la familia, por lo que es natural que surjan varias cuestiones de protección de datos en relación con la vida escolar de los niños. Se trata de cuestiones de naturaleza muy diversa y plantean, en consecuencia, diferentes problemas.
1) – Ficheros de alumnos
a) Información
Pueden plantearse cuestiones de protección de datos relativas a los niños (y, en ocasiones, a sus familias) en relación con los ficheros de alumnos desde el momento de su matriculación en el colegio. De hecho, existen países en que la legislación permite a las autoridades escolares exigir formularios, que contienen datos personales, y que deben rellenarse para la creación de ficheros de alumnos, computerizados o de otro tipo.
En dichos formularios, debe informarse a los interesados de que sus datos personales se recabarán, se tratarán y para qué fin, quién es el responsable del tratamiento y cómo pueden ejercerse los derechos de acceso y rectificación. También deberán estar informados, cuando proceda, de a quién podrán divulgarse sus datos.
b) Proporcionalidad
Los datos exigidos no deberán ser excesivos: por ejemplo, los datos sobre los títulos académicos de los progenitores, su profesión o su situación laboral no son siempre necesarios. Los responsables del tratamiento deberán considerar si son realmente necesarios. Debe tenerse especial cuidado, ya que esta información puede ser causa de discriminación.
c) No discriminación
Posiblemente, algunos de los datos incluidos en estos formularios pueden causar discriminación, por ejemplo, los datos relativos a la raza, estado de inmigrante o el hecho de padecer determinadas discapacidades.
Normalmente, esta información se recaba para asegurarse de que el colegio es consciente y presta la atención necesaria a los alumnos con dificultades culturales (por ejemplo, lingüísticas) o económicas.
Los principios del interés superior y el objetivo del principio de limitación deberían ser los criterios en el tratamiento de dicha información.
Por ello, debe aplicarse una perspectiva muy estricta en lo que respecta al registro de la religión de los alumnos; esto sólo puede aceptarse cuando lo justifican la naturaleza (colegio religioso) y fines administrativos y únicamente en la medida estrictamente necesaria. No deben extraerse deducciones superfluas sobre la religión del alumno cuando los datos sean necesarios únicamente para fines administrativos (por ejemplo, al seguir una clase de religión o al indicar una preferencia en la comida).
La información sobre la riqueza e ingresos la familia de un niño también puede ser una fuente de discriminación, pero puede tratarse en el interés superior del niño, por ejemplo, si los representantes solicitan becas o reducciones de los gastos escolares.
Todos los datos que puedan desembocar en discriminación deben protegerse mediante medidas de seguridad adecuadas, como el tratamiento en ficheros independientes, por personal designado y cualificado, con sujeción al secreto profesional, y otras medidas adecuadas.
El consentimiento al tratamiento de todos los datos que puedan causar discriminación deberá ser claro e inequívoco.
d) Principio de finalidad
d.1) Comunicación de los datos
Existen casos en que las autoridades escolares proporcionan los nombres y direcciones de sus alumnos a terceros, con frecuencia para fines de prospección.
Esto ocurre, por ejemplo, cuando se envían datos a bancos o compañías de seguros que desean atraer como clientes a los alumnos, o cuando los datos de los estudiantes se comunican a los representantes electos locales. Esto constituye un incumplimiento del principio de finalidad, ya que los datos para los objetivos del colegio se utilizan para fines incompatibles.
De conformidad con el artículo 6 1) b) de la Directiva 95/46, los datos de los niños no pueden utilizarse para fines incompatibles con el fin determinado cuando fueron recabados.
Aquí la cuestión no es el problema de que los niños sean destinatarios de fines de prospección, se trata de un problema de protección del consumidor. Lo que se plantea es la recolección de datos personales para enviar a los interesados posteriormente mensajes de prospección. Dicho tratamiento estará siempre sujeto al consentimiento previo de los representantes (y de los niños, en función de su madurez).
En cualquier caso en que una operación de prospección se haya considerado legítima y compatible, dicho tratamiento deberá realizarse siempre de la manera menos intrusiva posible.
d.2) Acceso a los datos
Los datos incluidos en el fichero del alumno deberán estar sujetos a la más rigurosa confidencialidad, de conformidad con el principio general de la Directiva 95/46/CE, artículo 16.
El tratamiento de datos de naturaleza especial deberá estar sujeto a requisitos de seguridad especiales.
Los siguientes son ejemplos de dicho tipo de datos:
- Procedimientos disciplinarios
- Constancia de casos de violencia
- Tratamientos médicos en el colegio
- Orientación escolar
- Educación especial de personas discapacitadas
- Ayudas sociales a alumnos pobres
Deberá proporcionarse acceso a los datos a los representantes de los alumnos (y a los propios alumnos, si ya son maduros). Dicho acceso deberá estar estrictamente regulado
y limitado a las autoridades escolares, inspectores de colegios, personal sanitario y cuerpos y fuerzas de seguridad.
d.3) Resultados escolares
Los diferentes países tienen diferentes tradiciones en cuanto a la publicación de los resultados escolares. Existen países con una tradición muy establecida de publicación de los resultados.
El objetivo de este sistema es permitir la comparación de los resultados y facilitar las posibles quejas o recursos.
En otros países, incluso los resultados están sujetos a la norma general de confidencialidad aplicable a los datos del fichero del alumno. En estos casos, los resultados pueden divulgarse a los representantes de los alumnos que ejerzan su derecho de acceso.
En cualquier caso, los resultados escolares deberían publicarse únicamente cuando sea necesario, y sólo después de informar a los alumnos y sus representantes del objetivo de la publicación y de su derecho de oposición.
Supone un problema especial la publicación de los resultados escolares por internet, que es un método cómodo de comunicarlos a las personas interesadas. Los riesgos inherentes a este modo de comunicación exigen que el acceso a los datos sólo sea posible con salvaguardias especiales. Esto puede lograrse utilizando un sitio web seguro o contraseñas personales asignadas a los representantes o, cuando ya sean maduros, a los niños.
Las modalidades del derecho de acceso serán diferentes, en función del grado de madurez del niño. Es probable que, en la escuela primaria, el acceso sea ejercido fundamentalmente por los representantes, mientras que en la escuela secundaria los alumnos del colegio también puedan acceder a los datos ellos mismos.
d.4) Conservación y eliminación
El principio general por el que los datos no deben conservarse durante más tiempo del necesario para el fin para el que fueron recabados también es aplicable a este contexto. Por consiguiente, debe estudiarse con cuidado qué datos de los ficheros escolares deben mantenerse, ya sea por motivos educativos o profesionales, y cuáles deben eliminarse, por ejemplo, los relativos a procedimientos disciplinarios y sanciones.
2) – Vida escolar
Surgen cuestiones de protección de datos en relación con la vida escolar diaria en las siguientes áreas.
a) Datos biométricos – acceso al colegio y comedor
A lo largo de los años, se ha producido un incremento en el control del acceso a los colegios por razones de seguridad obvias. Este control de acceso implica la recopilación, en la entrada, de datos biométricos, como huellas dactilares, iris o contornos de la mano. En determinadas situaciones, estas medidas pueden ser desproporcionadas para el objetivo, creando un efecto demasiado intrusivo.
En cualquier caso, el principio de proporcionalidad debe aplicarse también al uso de estos medios biométricos.
Se recomienda encarecidamente que los representantes legales tengan a disposición un medio sencillo para oponerse al uso de los datos biométricos de sus hijos. Si ejercen su derecho de oposición, deberá darse a los hijos una tarjeta u otro medio para acceder a las instalaciones escolares en cuestión.
b) Circuito cerrado de televisión (CCTV)
Existe una tendencia creciente a usar CCTV en los colegios por motivos de seguridad. No existe una solución válida recomendada para todos los aspectos de la vida escolar y para todas las zonas de los colegios.
La capacidad del CCTV para afectar a las libertades personales supone que su instalación en los colegios exige un cuidado especial. Esto supone que sólo debería instalarse cuando sea necesario y si no está disponible otro medio menos intrusivo de lograr el mismo objetivo. La decisión de instalar un CCTV deberá estar precedida de un debate exhaustivo entre los profesores, los progenitores y los representantes de los alumnos, teniendo en cuenta los objetivos indicados para la instalación y la adecuación de los sistemas propuestos.
Existen lugares donde la seguridad es de la mayor importancia, por lo que puede justificarse más fácilmente la instalación de CCTV, por ejemplo, en las entradas y salidas de los colegios, así como otros lugares donde circulan las personas (no sólo la población del colegio, sino también personas que visitas las instalaciones escolares por el motivo que sea).
La elección de la ubicación de las cámaras de CCTV deberá ser siempre pertinente, adecuada y no excesiva en relación con el objeto del tratamiento. Por ejemplo, en algunos países, el uso de cámaras de CCTV fuera del horario escolar se consideró adecuado en relación con los principios de protección de datos.
Por otro lado, en la mayoría de las demás partes del colegio, el derecho a la intimidad de los alumnos (así como el de los profesores y otros trabajadores del colegio) y la libertad esencial a la enseñanza, prevalecen sobre la necesidad de vigilancia por CCTV permanente.
Éste es especialmente el caso en las aulas, donde la vigilancia por video puede interferir no sólo en la libertad de los alumnos de aprender y expresarse, sino también en la libertad de enseñar. Lo mismo se aplica a las zonas de ocio, gimnasios y vestuarios, donde la vigilancia puede interferir con el derecho a la intimidad.
Estas observaciones también se basan en el derecho al desarrollo de la personalidad, que poseen todos los niños. De hecho, la concepción en desarrollo de su propia libertad puede verse comprometida si asumen desde una edad temprana que es normal estar vigilado por CCTV. Esto es aún más cierto si se utilizan webcams o dispositivos similares para la vigilancia remota de los niños durante sus horas de colegio.
En cualquier caso en que esté justificado el uso de CCTV, los niños, el resto de la población del colegio y los representantes deberán estar informados de la existencia de la vigilancia, del responsable del tratamiento y de sus objetivos. La información dirigida a los niños deberá ser adecuada a su nivel de entendimiento.
Las autoridades escolares deberán revisar regularmente la justificación y la pertinencia del sistema de CCTV para decidir si debe mantenerse o no. Los representantes de los niños deberán estar informados en consecuencia.
c) Condiciones de salud
Los datos sobre la condición de salud de los niños son datos sensibles. Por este motivo, su tratamiento deberá adherirse estrictamente a los principios del artículo 8 de la Directiva. Dichos datos sólo deberán tratarlos médicos, o aquéllos que “cuiden” directamente a los alumnos, como profesores y otro personal del colegio sujetos a la ética del secreto profesional.
El tratamiento de datos de este tipo depende o bien del consentimiento de los representantes de los niños o de los intereses vitales relacionados con el colegio o con la vida educativa.
d) Sitios web de los colegios
Un número creciente de colegios crean sitios web dirigidos a los alumnos/estudiantes y sus familias, y dichos sitios web se convierten en la herramienta principal para las comunicaciones externas. Los colegios deben ser conscientes de que divulgar información personal justifica un cumplimiento más riguroso de los principios fundamentales de protección de datos, en concreto, la proporcionalidad y minimización de los datos; adicionalmente, se recomienda la puesta en marcha de mecanismos de acceso restringido con vistas a proteger la información personal en cuestión (es decir, conexión con nombre de usuario y contraseña).
e) Fotos de los niños
Con frecuencia, los colegios están tentados de publicar (en la prensa o en internet) fotos de sus alumnos. Debe prestarse especial atención a la publicación por parte de los colegios de fotos de sus alumnos en internet. Siempre debe hacerse una evaluación del tipo de foto, la pertinencia de su publicación y su objetivo. Los niños y sus representantes deben ser conscientes de su publicación y deberá obtenerse el consentimiento previo del representante (o del niño, si ya es maduro).
Pueden aceptarse excepciones en el caso de fotos colectivas, a saber, de acontecimientos escolares si, por su naturaleza, no permiten una identificación fácil de los alumnos.
f) Tarjetas de alumno
Para el control de acceso y vigilancia de las compras: Muchos colegios están utilizando tarjetas de alumnos no sólo para controlar el acceso al colegio, sino también para vigilar las compras realizadas por los alumnos. Es cuestionable si el segundo objetivo es totalmente compatible con la intimidad del niño, en especial después de cierta edad.
En cualquier caso, las dos funciones deberían ser independientes, ya que la segunda puede plantear problemas de intimidad.
Para la localización de alumnos: Otro medio de control utilizado en algunos colegios (con tarjeta o sin ella) es la localización de alumnos mediante etiquetas RFID. En este caso, la pertinencia de este sistema deberá estar justificada en relación con los riesgos específicos en cuestión, en especial cuando hay métodos de control alternativos disponibles.
g) Videoteléfonos en los colegios
Los colegios pueden desempeñar un papel fundamental en el establecimiento de precauciones para el uso de MMS, grabación de audio y vídeo cuando se trata de datos personales relativos a terceros sin el conocimiento de los interesados. Los colegios deberían advertir a los estudiantes de que la circulación no limitada de grabaciones de vídeo, grabaciones de audio y fotografías digitales puede causar infracciones graves del derecho a la intimidad de los interesados y la protección de datos personales.
3) – Estadísticas escolares y otros estudios
En la mayoría de los casos, no son necesarios datos personales para la obtención de estadísticas (no obstante, puede ocurrir en casos excepcionales, por ejemplo, cuando se elaboran estadísticas sobre integración profesional).
De conformidad con el artículo 6 e) de la Directiva, los resultados estadísticos no deben dar lugar a la identificación de los interesados, ya sea directa o indirecta.
Con frecuencia, se llevan a cabo estudios que utilizan datos personales sobre alumnos, obtenidos a partir de cuestionarios más o menos detallados. La recopilación de estos datos debe estar autorizada por los representantes (en particular, si se trata de datos sensibles) y los representantes deben estar informados del objetivo y los destinatarios del estudio.
Además, siempre que sea posible llevar a cabo estudios sin identificar a los niños, se deberá seguir este procedimiento.